E-postpolicy

Länkar

Inloggning till SSU:s Google Apps

Rätten till ett SSU-konto

Följande befattningar i SSU är de som är berättigade till en personlig e-postadress.

  • Alla anställda
  • Förbundsstyrelsen
  • Distriktsordföranden

Adressen för personer ska följa standarden fornamn.efternamn@ssu.se. När man avslutar sitt uppdrag så får man en månad på sig att spara det man vill innan kontot avslutas. För de distrikt som vill erbjuda ytterligare personer e-postadresser, så kan SSU-förbundet göra de inställningar som krävs för att e-post ska skickas till exempelvis fornamn.efternamn@gotland.ssu.se. Administrationen av dessa e-postkonton måste dock distriktet sköta själva.

Typer av e-postadresser

Vanliga e-postkonton: Ett konto med tillgång till Googles system för e-post och övriga tjänster. Används för personer och distrikt, men även för vissa funktioner (exempelvis medlemsregistret@ssu.se).
För den som vill ställa in vidarebefordran till en annan adress så görs det under Inställningar › Vidarebefordran och POP/IMAP › Vidarebefordran.
Alias: Används internt (endast till andra ssu.se-adresser). Exempelvis kan man skapa ett alias för en viss funktion (exempelvis press@ssu.se) eller om någon bytt namn etc.
Grupper: Diskussionslistor både för att kunna skicka e-post till prenumeranterna på respektive grupp (exempelvis domb@ssu.se) eller för intern diskussion i gruppen. Kan även användas för externt alias/vidarebefordring (om man vill att en ssu.se-adress automatiskt ska skicka vidare e-post till en adress som inte ligger under ssu.se).

Säkerhet

Tänk på att skapa ett bra lösenord för att förhindra att obehöriga kommer åt din e-post. Läs gärna Hur skapar jag ett starkt lösenord? samt testa ditt lösenord på samma sida. Några bra tips:

  • Lösenordet ska vara minst åtta tecken långt och ska innehålla minst en stor bokstav, en liten bokstav samt en siffra.
  • Använd inte ord som finns i ordlistan eller en kombination av sådana ord och siffror.
  • Använd inte ditt telefonnummer, personnummer, ditt husdjurs namn eller liknande.
  • Välj ett lösenord du lätt kommer ihåg.
  • Välj inte ett lösenord du haft tidigare.

E-postsystemet har inbyggda funktioner för att sortera bort spam, virus etc. Men även enskilda användare måste ta risken för detta i beaktande och därför inte öppna e-postmeddelanden (och speciellt bilagor) om det finns starka skäl att misstänka att dessa kan innehålla virus eller liknande. Ska du skicka särskilt känslig information, så överväg kryptering alternativt andra former av kommunikation än via e-post.

Vett och etikett

Tänk på att du när du använder din e-postadress från SSU så betraktas du som en representant för SSU. Det är därför självklart att du inte använder e-postsystemet på ett sätt som är olagligt eller på andra sätt bryter mot SSU:s riktlinjer. E-postsystemet får inte heller användas för affärsändamål av privat karaktär.

Använd en signatur för att förtydliga dig som avsändare (Inställningar › Allmänt › Signatur). Enligt SSU:s grafiska profil ska en signatur vara utformad enligt följande (namn och titel ska vara i fetstil; ”Sveriges Socialdemokratiska Ungdomsförbund” ska vara länkat till http://www.ssu.se/).

SSU – Sveriges Socialdemokratiska Ungdomsförbund
Kristofer Åberg, internkommunikationsombudsman
Sveriges Socialdemokratiska Ungdomsförbund
Växel: 08-714 48 00 | Direkt: 070-257 95 55
Besöksadress: Sveavägen 68, plan 4, Stockholm

Tänk på att ställa in meddelande vid frånvaro. Tänk också på att lämna behörighet till ditt konto (gäller framför allt funktioner som exempelvis info@ssu.se) vid frånvaro.

Ansvar för e-postsystemet

Internkommunikationsombudsmannen ansvarar för den mer tekniska driften av e-postsystemet: att skapa nya konton och drift generellt. Informationsombudsmannen kan assistera om ovanstående personer inte finns tillgängliga.